Integrar CRM e ERP começa por uma pergunta concreta: o que deve acontecer quando um cliente muda de endereço? Se os dois sistemas respondem de formas diferentes, uma conexão tecnicamente disponível pode espalhar informação errada. O contrato de dados registra esse acordo antes da implementação e serve de referência quando uma exceção aparece.
Imagine uma distribuidora fictícia que organiza oportunidades no CRM e emite pedidos no ERP. A equipe quer enviar um cadastro depois da aprovação comercial. O objetivo inicial é esse fluxo específico. Copiar todos os campos dos dois sistemas aumenta o trabalho e dificulta descobrir qual informação realmente precisa circular.
Comece pelo evento e pelo resultado esperado
Escreva uma frase que qualquer responsável consiga validar: “Quando um cadastro for aprovado no CRM, criar ou atualizar o cliente correspondente no ERP e devolver o identificador gerado”. Depois descreva o que fica fora do fluxo, como emissão de nota ou alteração de limite de crédito. Essas decisões evitam que a integração ganhe funções por acidente.
Defina também o momento da confirmação. Receber uma requisição não significa concluir o cadastro. Se o ERP processa em segundo plano, o CRM precisa distinguir recebido, em processamento, concluído e rejeitado. A equipe deve saber em qual estado pode continuar a operação comercial.
Monte a tabela do contrato
| Campo | Tipo | Origem autorizada | Regra |
|---|---|---|---|
| crm_id | Texto | CRM | Obrigatório e imutável para correlação |
| erp_id | Texto | ERP | Preenchido após confirmação |
| nome_fantasia | Texto | CRM | Atualizar apenas quando informado |
| limite_credito | Decimal | ERP | CRM consulta, mas não sobrescreve |
| situacao | Lista | Regra compartilhada | Valores e transições documentados |
Acrescente ao arquivo real a definição do campo, um exemplo, o tamanho permitido e o responsável pela regra. Guarde identificadores como texto quando sua semântica for de código. Um código “00042” não deve virar o número 42 apenas porque a planilha tentou ajudar.
Dê significado a vazio, ausência e zero
Um campo ausente pode significar “não alterar”. Um campo presente com valor vazio pode solicitar limpeza. Zero pode ser uma informação válida. Escolha a regra de cada operação e teste esses casos separadamente. Caso contrário, uma atualização parcial de telefone pode apagar o endereço que não veio no envio.
A documentação de objetos do JSON Schema mostra como declarar propriedades e campos obrigatórios e distingue um valor nulo de uma propriedade ausente. Esse mecanismo ajuda a validar formato. A decisão de negócio sobre limpar ou preservar um campo continua pertencendo à equipe responsável pelo contrato.
Defina quem resolve uma divergência
Suponha que o vendedor altere o nome enquanto o financeiro atualiza o cadastro fiscal no ERP. Evite a regra implícita de que o último envio vence em todos os campos. Registre qual sistema é a fonte autorizada para cada informação e em quais situações uma alteração manual exige revisão.
Para a distribuidora, a decisão poderia ser: CRM mantém nome de apresentação, ERP mantém razão social usada no faturamento e divergências entre as duas descrições geram uma tarefa de conferência. Trata-se de um exemplo de desenho, não de uma exigência universal ou de uma função garantida em qualquer plataforma.
Valide o contrato antes da primeira carga
- Envie um cadastro completo e confira os identificadores nas duas pontas.
- Reenvie o mesmo cadastro e verifique se ele não vira outro cliente.
- Omita um campo obrigatório e confira a rejeição registrada.
- Envie uma alteração parcial e confirme que outros campos permanecem iguais.
- Simule uma falha do ERP e verifique como o trabalho pendente será recuperado.
Anote entrada, resultado esperado, resultado observado e evidência para cada teste. Se uma diferença aparecer, ajuste a regra e execute novamente o caso afetado. Um teste que termina com “parece funcionar” não permite que outra pessoa repita a conferência.
Por fim, dê uma versão ao contrato, registre quem aprovou e mantenha um histórico das mudanças. Novos campos, novas obrigatoriedades e alterações de significado devem passar pelo mesmo acordo. Assim, a conexão pode evoluir sem transformar cada ajuste de cadastro em uma investigação entre equipes.
Fontes e referências
Referências consultadas em 21/10/2026. Confira a documentação vigente do seu fornecedor antes de alterar uma integração.